A. Pengertian
Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang dibuat oleh
satu pihak ditujukan ke pihak lain.
B. Jenis Surat
1. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang berisikan hal-hal yang
bersifat resmi sehingga bahasa yang digunakan pun bersifat resmi. Jenis surat
resmi antara lain
a. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang isinya tentang kedinasan,
baik yang dibuat oleh seseorang, instansi, maupun organisasi.
b. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan oleh orang atau
badan (lembaga) yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan untuk memeroleh
keuntungan.
2. Surat Pribadi
Surat pribadi
adalah surat yang berisi hubungan yang bersifat pribadi antara seseorang dengan
orang lain. Maka, bahasa yang digunakan pun bersifat pribadi.
C. Bentuk-Bentuk
Surat
Bentuk-bentuk surat dapat dilihat pada lampiran (belum
bisa mengunggah gambar).
D. Bagian-bagian
Surat
1. Kepala
Surat
Kepala surat harus disusun dan dicetak dalam bentuk yang
menarik. Dalam kepala surat tercantum nama instansi ataupun organisasi, alamat,
nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nama dan alamat instansi
ataupun organisasi cabang (jika ada), dan lambang instansi ataupun organisasi
tersebut (jika ada).
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan kepala
surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Salah
P.T. ASRI JAYA
Jln. Tanah Datar 5 – Ciledug – Tangerang – Jawa Barat -
12345
PO.Box 519/K.Y.B. Tlp. 5.585.258
Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Benar
PT ASRI JAYA
Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat 12345
Kotak Pos 519/KYB, Telepon 5585258
2. Tanggal
Surat
Dalam penulisan surat dinas atau niaga, sebelum tanggal
surat tidak perlu dicantumkan nama kota, sebab nama kota sudah tercantum pada
kepala surat. Sebaliknya, jika dalam surat dinas atau niaga tersebut tidak
terdapat kepala surat, maka sebelum tanggal surat perlu dicantumkan nama kota
penulisan surat.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan tanggal
surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Tanggal Surat yang Salah
30-10-2000
30 Okt. 2000
30 Oktober ‘00
Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Benar
30 Oktober 2000
3. Nomor
Surat
Nomor surat sering disebut sebagai identitas surat. Maka,
dalam menyimpan atau mengarsipkan surat cukup dengan disebut nomornya.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan nomor
surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Nomor Surat yang Salah
Nomor: 456 / HB / Un.3 / VII / 00
Bentuk Penulisan Nomor Surat yang Benar
Nomor: 456/HB/UN.3/VII/2000
4.
Lampiran Surat
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan lampiran
surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Salah
Nomor :
456/HB/UN.3/2000
Lampiran : -
Perihal :
Undangan rapat
Bentuk Penulisan Jika Tidak Terdapat Lampiran Surat
Nomor :
456/HB/UN.3/2000
Perihal :
Undangan rapat
Perhatikan pula contoh penulisan lampiran berikut!
Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Salah
(1) Lampiran: 5
lembar
(2) Lampiran: Dua
puluh satu lembar
(3) Lampiran: Satu
lembar kuitansi
Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Benar
(1) Lampiran: Lima
lembar
(2) Lampiran: 21
lembar
(3) Lampiran: Satu
lembar
5. Perihal
Surat
Perihal atau hal merupakan bagian surat yang memuat inti
persoalan surat yang akan disampaikan dalam surat tersebut. Untuk itu, perihal
surat ditulis dengan singkat dan mewakili keseluruhan maksud surat.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan perihal
surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Salah
Perihal: Undangan Rapat Pembentukan Panitia Bulan Bahasa
Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Benar
Perihal: Undangan rapat
6. Alamat
Surat
Selain dicantumkan pada bagian sampul surat, alamat surat
juga perlu dicantumkan pada lembar surat.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan alamat surat yang salah
dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Alamat Surat yang Salah
Kepada Yth.
Bapak Drs. H. Edi Suprayitno, M.Hum.
Manajer Personalia P.T. Melya Firda
Jl. Husada IV/12
Kebon Agung
BANDUNG
Bentuk Penulisan Alamat Surat yang Benar
Yth. Drs. H. Edi Suprayitno, M.Hum.
Manajer Personalia PT Melya Firda
Jalan Husada IV/12
Kebon Agung
Bandung
7. Salam
Pembuka
Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah dengan
hormat, salam sejahtera, salam perubahan, dan sebagainya. Perhatikan bentuk
penulisannya di bawah ini!
Bentuk Penulisan Salam Pembuka yang Salah
Dengan Hormat.
Salam Sejahtera
Salam Perubahan!
Bentuk Penulisan Salam Pembuka yang Benar
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Salam perubahan,
8. Kalimat
Pembuka
Kalimat yang lazim dipakai dalam paragraf pembuka sangat
bervariasi. Perhatikan penulisannya di bawah ini!
Bentuk Penulisan Kalimat Pembuka Surat yang Salah
(1) Bersama ini
kami beritahukan bahwa ….
(2) Salam
sejahtera, semoga kita ….
Kesalahan pada (1) adalah penggunaan frasa bersama ini.
Frasa tersebut menunjukkan bahwa selain surat tersebut, pengirim surat juga
menyertakan (melampirkan) sesuatu.
Kesalahan pada (2) adalah penggunaan ungkapan salam
sejahtera. Ungkapan tersebut sangat jelas menunjukkan salam pembuka, bukan
kalimat pembuka.
Bentuk Penulisan Kalimat Pembuka Surat yang Benar
(1) Dengan ini
kami beritahukan bahwa ….
(2) Semoga
kesejahteraan terlimpah kepada kita ….
9. Isi
Surat
Isi surat harus jelas dan singkat. Bahasa yang digunakan
juga harus sopan dan simpatik. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari salah
tafsir dari pembaca dan demi efesiensi. Selain itu, kita juga harus
memperhatikan diksi, penggunaan ejaan dan tanda baca, serta cara menyusun
kalimat yang baik dan benar.
10. Paragraf
Penutup
Ada beberapa kesalahan penulisan paragraf yang sering
kita jumpai. Perhatikan jenisnya di bawah ini dengan seksama!
Bentuk Penulisan Paragraf Penutup Surat yang Salah
(1) Atas
perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
(2) Demikian,
harap maklum.
(3) Demikian
pemberitahuan kami, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Bentuk Penulisan Paragraf Penutup Surat yang Benar
(1) Atas perhatian
Anda, kami ucapkan terima kasih.
(2) Demikian
pemberitahuan kami. Semoga Anda bisa memakluminya.
(3) Demikian
pemberitahuan kami. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
11. Salam
Penutup
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan salam
penutup surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan
seksama!
Bentuk Penulisan Penutup Surat yang Salah
(1) Wassalam,
(2) Salam Kami
(3) Hormat kami
Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Benar
(1) Wasalam,
(2) Salam kami,
(3) Hormat kami,
12. Nama dan
Tanda Tangan Pengirim Surat
Penulisan nama yang disertai gelar harus mengacuhkan
kaidah penulisan yang benar. Demikian juga jika disertai nomor induk. Di bawah
ini dapat Anda lihat contoh penulisan nama pengirim surat yang salah dan yang
benar.
Bentuk Penulisan Nama Pengirim Surat yang Salah
Drs. Adnan A., M. Pd.
NIP: 131.222.785
Kesalahan-kesalahan tersebut yaitu:
1. Garis bawah
di bawah nama tidak tepat. Garis bewah berfungsi sebagai penegas atau penekanan
dalam kalimat.
2. Tanda titik
dua (:) setelah ”NIP” tidak tepat. Titik dua digunakan untuk memisahkan rincian
atau pun pemerian (penjelasan) lebih dari satu. Demikian juga jika singkatan
”NIP” diakhiri tanda titik. Tanda titik tidak digunakan untuk mengakhiri
singkatan yang menyatakan nama.
3. Tanda titik
(.) yang pada bilangan berfungsi menyatakan jumlah. Sementara, nomor induk
tidak menyatakan jumlah, tetapi urutan.
Bentuk Penulisan Nama Pengirim Surat yang Benar
Drs. Adnan A., M. Pd.
NIP 131222785
Catatan:
Dengan dicantumkannya nama dan tanda tangan pengirim
surat, berarti segala hal yang berkaitan langsung dengan isi surat telah
berakhir. Oleh sebab itu, jika surat tersebut memerlukan penguat dari pihak
yang lebih tinggi, kata-kata penjelas yang digunakan haruslah berupa kata kerja
pasif, seperti diketahui, maupun disetujui. Sehingga, apabila diuraikan lebih
lanjut, penjelasannya menyatakan bahwa surat tersebut telah diketahui oleh
ataupun telah disetujui oleh pihak yang mencantumkan nama dan tanda tangan di
bawahnya.
13. Tembusan
Surat
Tembusan merupakan bagian akhir surat yang menyatakan
pihak-pihak yang mendapat informasi mengenai keberadaan pembuatan surat
tersebut.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan tembusan
surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Tembusan Surat yang Salah
Tenbusan: disampaikan kepada:
1. Direktur Bank
Indonesia Pusat (sebagai laporan)
2. Kepala
Pusdiklat Bank Indonesia (sebagai undangan)
3. Drs.
Apriansyah, M.Pd. (harap dilaksanakan)
4. Arsip
Bentuk Penulisan Tembusan Surat yang Benar
Tenbusan:
1. Direktur Bank
Indonesia Pusat
2. Kepala
Pusdiklat Bank Indonesia
3. Drs.
Apriansyah, M.Pd.
E. Contoh
Penulisan Surat Resmi yang Benar
PANITIA PENTAS PENYAMBUTAN MAHASISWA BARU
HIMPUNAN MAHASISWA BAHASA DAN SASTRA INDONESIA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MULAWARMAN
Jalan Harmonika 2, Samarinda, Kalimantan Timur 75123
Nomor :
234/TB/HIMABASTRA/VIII/2007
24 Agustus 2007
Lampiran : Satu
lembar
Perihal :
Permohonan pemakaian aula
Yth. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan,
Universitas Mulawarman
Jalan Gunung Kelua
Samarinda
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut mahasiswa baru tahun 2007,
Himpunan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Indonesia, FKIP, Universitas Mulawarman
akan mengadakan pementasan drama di Aula Bahasa dan Seni, pada
hari : Sabtu,
tanggal : 8 September 2007,
pukul
: 19.00 – 22.00 Wita.
Berkaitan dengan hal tersebut, kami mohon izin pemakaian
Aula Bahasa dan Seni mulai tanggal 7 –
l9 September 2007.
Demikian permohonan kami. Atas perhatian Bapak, kami
mengucapkan terima kasih.
Hormat kami:
Ketua
Himabastra,
Ketua Panitia,
. . . . . .
Diketahui:
Ketua
Jurusan
Ketua Program Studi
Pendidikan Bahasa dan Seni, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan
Daerah,
. . .
. . .
NIP . . .
NIP . . .
Tembusan:
1. Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni
2. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan
Daerah
3. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa Inggris
4. Ketua Prodi PGSD
5. Ketua Prodi Penjas
^_^